Mitä on valvonta ja projektinjohto?
Valvonta ja projektinjohto ovat häilyvällä rajalla erotettavissa toisistaan. Usein tilanne onkin niin, että on yrityksen oma tapa määrittää näiden roolien ero. Etenkin toimijat, jotka ovat keskittyneet vain projektinjohtoon, voivat esittää seikkaperäisestikin projektinjohtajan ja valvojan erot.
Yleisellä tasolla voitaneen todeta rakennustyön valvonnan tarkoittavan suunnitelmien ja hyvän rakennustavan mukaisesti tehdyn työn toteutumista. Tämä tarkoittaa käytännössä työmaalla tehtävän rakennustyön tarkkailua ja dokumentointia.
Projektinjohdoksi voidaan luokitella rakennushankkeen hallinnointiin ja hallintaan tähtäävät toimet, kuten aikataulun seuranta, kustannuksia seuranta ja muut hankkeen hallintaan liittyvät tehtävät. Myös työmaakokouksien järjestäminen ja kokouksien puheenjohtajana sekä sihteerinä toimiminen voivat kuulua projektinjohtoon.
Koska etenkin tavanomaisissa taloyhtiön saneeraushankkeissa on harvoin perusteltua valita erikseen valvoja ja projektinjohtaja, toimii näissä rooleissa yleensä sama henkilö. Tämä on mielestämme helppo perustella. Samalla, kun valvoja käy työmaalla tekemässä valvontakäynnin, on valvojalla koko ajan hyvä käsitys työmaan tilanteesta, kuten aikataulusta ja yleisestä hankkeen etenemisestä. Samalla – kun valvoja ja projektipäällikkö ovat sama henkilö – poistuu yksi ”rikkinäisen puhelimen” mahdollisuus.
Sen lisäksi, että hankkeen valvonnan ja projektinjohdon yhdistämisellä saavutetaan usein mutkattomampi hanke, saavuttaa myös tilaaja kustannussäästöjä siitä, että hankkeessa ei ole kaksi eri tahoa laskuttamassa projektinjohdosta ja valvonnasta. Toki tulee aina huomioida, että hankkeen laajuus ja luonne vaikuttavat aina siihen, onko projektinjohtajan ja valvojan roolit kannattavaa yhdistää vai eriyttää eri henkilöille. Tässä tekstissä tarkoitetaan tästä eteenpäin termillä ”valvoja” henkilöä, joka toimii tavanomaisessa taloyhtiön korjaushankkeessa sekä valvojana että projektipäällikkönä / projektinjohtajana.
Mitä valvoja tekee ja mihin valvojaa tarvitaan?
Valvontatyö voidaan määrittää kahteen osa-alueeseen: Työmaalla tehtävä rakennustyön tarkkailu sekä työmaan ulkopuolella tehtävä työ. Nämä työmaan ulkopuolella tehtävät työt sisältävät muun muassa seuraavia töitä:
- valvontamuistioiden laatiminen
- työmaakokouksien pöytäkirjojen laatiminen, nykyään myös etäkokousaikaan itse työmaakokoukset
- maksuerien tarkastus ja maksattaminen
- kustannusseurannan ylläpito
- projektipankin ylläpito
- yhteydenpito eri osapuolien kesken.
Kuten edellä esitetystä listauksestakin voidaan jo päätellä, muodostuu korjaushankkeen valvonta paljon muustakin, kuin työmaalla olemisesta. Etenkin hankkeen dokumentoinnin ja projektinhallinnan laadullisen onnistumisen vuoksi tulee ymmärtää tuon työmaan ulkopuolella tehtävän työn tärkeys sekä siihen käytetty aika. Mikäli korjaushankkeen jälkeen myöhemmin tulee tarve palata hankkeeseen, ei useinkaan lohduta ketään valvojan toteamus ”Kyllä minä kävin työmaalla säännöllisesti ja useita kertoja”. Lohtua tulee puolestaan tilanteessa, jossa valvoja lähettää hankkeeseen liittyvän projektipankin aineiston tilaajalle ja josta tilaaja voi ladata kaikki allekirjoitetut pöytäkirjat, käydä läpi jokaisesta valvontakäynnistä tehdyn valokuvia ja kirjoitettua tekstiä sisältävän valvontamuistion ja saada täydellisen käsityksen vuosia sitten tehdystä korjaushankkeesta. Meillä on useita hauskoja muistoja asiakastarinoista, joissa kokenutkin isännöitsijä on todennut meidän valvomasta hankkeesta ”En tiennyt, että näinkin laadukkaasti asioita voi hoitaa”.
Kuten valvontatyön voi jakaa kahteen osa-alueeseen – työmaalla tehtävään tarkkailuun ja työmaan ulkopuolella tehtävään muuhun työhön – voi valvonnan tarpeen määrittää samoihin kahteen tarpeeseen: Työmaan valvontaan ja laadunvarmistukseen sekä työmaan dokumentointiin ja hallinnointiin.
Me emme ole halunneet Contrustissa jakaa valvojan tehtäviä tärkeisiin ja vähemmän tärkeisiin tehtäviin. Mielestämme valvonta on kokonaisuus, joka tulee toteuttaa kokonaisuudessaan laadukkaasti. Tällä tavalla toimimalla saa asiakas valvonnasta parhaan mahdollisen arvon. Asiakkaan tulisi osata myös vaatia tätä parasta mahdollista arvoa.
